I - COMPOSITION DU COMITE DIRECTEUR Le Comité Directeur de l’Association Mars Society Switzerland (ci-après « l’Association ») est composé, pour le moment, de quatre membres élus en Assemblée Générale : 1 Président, 1 Vice-Président résidant en Suisse Romande, 1 Vice-Président résidant en Suisse Alémanique, 1 Trésorier. II – DEFINITION DES FONCTIONS DU COMITE DIRECTEUR 2.1- Le Président anime le Comité Directeur. Il convoque les Assemblées et les réunions du Comité Directeur. Il peut déléguer temporairement son autorité et ses pouvoirs à un membre du Comité Directeur, qui supplée alors l’absence du Président. 2.2- Les Vice-présidents contribuent, avec le Président, à fixer les grandes orientations de l'Association. Ils peuvent chacun recevoir délégation de ce dernier pour le représenter. Ils assurent conjointement son intérim en cas de besoin (maladie, absence prolongée). 2.3- Le Secrétaire est chargé des comptes rendus des assemblées générales et des réunions du Comité Directeur, ainsi que de la conservation des archives. Il assure la préparation, l’organisation et le bon déroulement des réunions du Comité Directeur et de l’Assemblée Générale et présente le rapport moral de l’exercice écoulé. N.B. Cette fonction est pour le moment assurée par le Président. 2.4- Le Trésorier a la charge de tout ce qui concerne la gestion financière. Il effectue les paiements et perçoit les recettes sous la surveillance du Président. En accord avec le Président, il gère les adhésions et leur renouvellement. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations, rend compte à l’Assemblée Générale annuelle de la gestion financière et obtient quitus de l’Assemblée Générale. 2.5- Le Webmaster fait vivre en permanence le site Internet de l'association à partir des informations, textes et photos ayant reçu l'aval du Président. N.B. Cette fonction est pour le moment exercée par le Président. III – FONCTIONNEMENT DU COMITE DIRECTEUR Dans un souci d’efficacité, les réunions du Comité Directeur peuvent s’effectuer sur Internet par échange de courriels, les réunions physiques n’intervenant qu’en cas de besoin. IV – ASSEMBLEE GENERALE 4.1- L’ordre du jour est fixé par le Comité Directeur qui reçoit éventuellement des membres des propositions de points à débattre. 4.2- Les délibérations des Assemblées Générales font l’objet d’un vote à main levée à la majorité absolue des membres présents et représentés (vote direct, avec pouvoir ou par correspondance). 4.3- La date de l’Assemblée Générale ordinaire annuelle est fixée par le Comité Directeur. V - PERIODE DE VALIDITE DES ADHESIONS Les cotisations sont payées pour un an. La date de paiement effectif de la première cotisation fixe la date de renouvellement des cotisations successives. L’adhésion à l’Association est confirmée par le paiement de chaque cotisation et l’année de validité de l’adhésion reste fixée par la date anniversaire du paiement de la première cotisation. VI - DEPENSES Les dépenses ne sont engagées que sur accord du président ou d'un vice président. Toute dépense de plus de 100 CHF non budgétée doit être soumise pour accord par courriel aux membres de l’Association qui doivent y répondre par courriel par retour (maximum 48 heures). L’accord se manifeste par une absence de désaccord exprimée à la majorité simple des membres (la voix du président compte double en cas de partage 50/50). Toute dépense doit se faire sur justificatif écrit (éventuellement transmis par courriel). VII – INDEMNITES POUR FRAIS DE DEPLACEMENT. NB. Ces dispositions seront applicables dès que la santé financière de l’Association le permettra. * Les membres peuvent demander le remboursement de leurs frais de transport pour des déplacements effectués dans le cadre de prestations effectuées au profit de l’Association. * Les participations à des conférences ou à des expositions, en tant qu’auditeur ou visiteur, ou aux AGO ne sont pas concernées par ces dispositions. * Dans ce cadre, les frais seront remboursés au meilleur tarif de transport en commun disponible (le tarif devra être fourni avec la demande de remboursement). * En cas d’utilisation d’une voiture personnelle, les frais seront remboursés au tarif unique de 30 centimes de francs par km sur la base d’une déclaration sur l’honneur, plus éventuelle place de parc (sur justificatif).û Les demandes de remboursement sont à adresser directement au Président qui en vérifie la sincérité, en approuve le bien-fondé et le montant, et ordonne les virements.
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Mars Society Switzerland